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PortugalGestión documental
Cómo se lleva a cabo una buena gestión documental
Descubrí en el siguiente artículo, cómo la gestión documental de empresas te permitirá ahorrar tiempo y optimizar la productividad.
¿Necesitás ayuda?
Mireya Ruiz
HR Consultant
3 de marzo, 2025
Cada empresa genera una gran cantidad de documentos que necesita organizar para poder acceder a ellos de manera sencilla. Por eso, la gestión documental es uno de los procesos más cruciales dentro de las compañías.
Ahora bien, ¿cómo aprovechar un sistema de gestión documental en las empresas? Te contamos todo lo que tenés que saber sobre cómo implementarlo en tu organización en este artículo. ¡Seguí leyendo y descubrilo!
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es un conjunto de técnicas y procesos pensados para organizar, almacenar, recuperar y administrar documentos o archivos de manera eficiente a lo largo de su ciclo de vida.
En el contexto de las empresas, se refiere a una disciplina que abarca la creación, distribución, utilización, almacenamiento y eliminación de documentos, tanto físicos como digitales.
El objetivo es optimizar el flujo de información dentro de la organización, garantizando su accesibilidad, seguridad y cumplimiento con la normativa vigente.
Cómo se realiza la gestión documental en las empresas
Ahora que sabés qué es la gestión documental, es clave entender cómo asegurar una correcta organización de los documentos de la empresa para cumplir con los requisitos legales y mejorar la eficiencia operativa.
Desde la captura hasta el almacenamiento y la recuperación, cada fase del proceso de gestión documental es fundamental. Para llevarlo a cabo, es necesario:
Capturar los documentos
El primer paso en la gestión documental de una empresa es la captura de documentos. Esto puede incluir, entre otros:
- Contratos laborales.
- Formularios de recursos humanos.
- Evaluaciones de desempeño.
La digitalización de documentos físicos y la creación de archivos electrónicos son prácticas comunes en esta etapa. Es esencial que la captura sea precisa para asegurar que la información esté completa y sea fácilmente accesible.
Clasificación y organización
Una vez que los documentos están capturados, deben clasificarse y organizarse de forma lógica. Esta etapa incluye asignar categorías y metadatos que faciliten la búsqueda y recuperación eficiente de los documentos en el futuro.
Una buena organización es clave para evitar que los empleados pierdan tiempo buscando información importante.
Almacenamiento seguro
Uno de los aspectos más importantes de la gestión documental es el almacenamiento seguro. Las empresas pueden optar por soluciones en la nube o sistemas específicos de gestión documental.
Hoy en día, existen programas de gestión de personal que facilitan este proceso, como Sesame HR para la gestión de recursos humanos. Estos sistemas suelen incluir controles de acceso para proteger la información.
Recuperación eficiente
A veces, encontrar o recuperar un documento puede resultar complicado. Sin embargo, uno de los objetivos de la gestión documental es contar con programas que ofrezcan búsquedas rápidas y filtrado por categorías.
Así, los sistemas de gestión documental actuales permiten realizar búsquedas ágiles y filtrar por categorías, lo que acelera la recuperación de documentos y mejora la productividad.
Control de versiones y cumplimiento normativo
En entornos digitales, la gestión documental también incluye el control de versiones, lo que permite hacer un seguimiento de las modificaciones realizadas en los documentos con el tiempo. Esto facilita la actualización de los mismos.
Además, la gestión documental tiene como objetivo cumplir con las normativas relacionadas con la retención y manejo de documentos, algo crucial en sectores altamente regulados.
Eliminación segura
Cuando se desea eliminar documentos que ya no se van a utilizar, estos deben eliminarse tanto en formato físico como digital, de manera segura. Los sistemas de gestión documental permiten hacer esto fácilmente y en cumplimiento con la ley de protección de datos.
Quién se encarga de la gestión documental de los trabajadores
En el área de recursos humanos, la gestión documental es responsabilidad de varios actores dentro de la organización. Entre los principales se encuentran:
Departamento de Recursos Humanos
El departamento de Recursos Humanos juega un papel central en la gestión de los documentos de los empleados. Son los encargados de crear, recopilar y actualizar los documentos relacionados con los trabajadores desde su ingreso a la empresa.
Entre los archivos que gestionan se incluyen: contratos, evaluaciones, registros de formación y gestión de nóminas.
Gerentes y supervisores
Los gerentes y supervisores también tienen un rol clave en la gestión de documentos, ya que se encargan de los documentos relacionados con la productividad, evaluaciones y cualquier otro tipo de documentación específica de su equipo.
Equipo informático
El equipo de tecnología o los administradores de sistemas son los responsables de implementar y mantener los sistemas de gestión documental en las empresas. Esto incluye la configuración de la infraestructura necesaria y la seguridad de los documentos.
Consejos para organizar una buena gestión documental
Algunos consejos para implementar una correcta gestión en tu empresa son los siguientes:
- Digitalizar los documentos en papel existentes, lo que mejorará la eficiencia de los procesos.
- Centralizar todo el contenido de la empresa en un único repositorio para facilitar su búsqueda.
- Establecer una clasificación y categorización adecuada de los documentos para que el sistema los localice rápidamente.
- Asignar controles de acceso según el tipo de documento.
- Determinar permisos según las responsabilidades y áreas de cada empleado.
- Utilizar metadatos para estructurar la información y optimizar la gestión de documentos.
- Estandarizar los modelos de documentos.
- Fomentar la colaboración entre departamentos.
- Gestionar las versiones de los documentos, controlando la caducidad y las nuevas versiones.
Si seguís estos pasos, podrás tener una gestión eficiente en tu empresa. Solicitá una prueba gratuita de Sesame HR.
¿Necesitás ayuda?
Soy Ronny Navarrete, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reservá una reunión con mi equipo para ayudarte.
