10 de marzo, 2025

Organizar la documentación de una empresa puede ser un desafío. Tanto el área de recursos humanos como la dirección corporativa deben seguir un protocolo adecuado para archivar y almacenar cada documento correctamente.

Por eso es fundamental tener claro cómo organizar la documentación de la organización para evitar esos inconvenientes.

Cómo organizar la documentación de una empresa

Sin duda alguna, la digitalización de la gestión documental se ha convertido en nuestra gran aliada para organizar los documentos.

El hecho de digitalizar los archivos facilita enormemente el trabajo, eliminando la necesidad de archivos físicos. Además, hoy en día casi cualquier documento es susceptible de ser digitalizado.

Para organizar estos documentos de manera eficaz, es esencial seguir ciertos pasos clave:

Identificación y clasificación

Lo primero que debemos hacer es identificar todos los tipos de documentos que maneja la empresa. Luego, clasificarlos según su naturaleza y relevancia: contratos laborales, informes financieros, registros de empleados, entre otros.

Creación de un sistema de archivo

Hay que definir un sistema de archivo que sea coherente y fácil de seguir. Se puede optar por un sistema alfabético, numérico, por fecha o por categorías específicas, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Creación de carpetas y contraseñas de acceso

Es importante crear carpetas bien organizadas y asignar contraseñas de acceso para cada archivo. También es útil establecer diferentes niveles de autorización para reforzar la seguridad.

Se pueden organizar las carpetas por proyectos, clientes o departamentos, dependiendo del funcionamiento de la empresa.

Digitalización de documentos

En la era digital, la digitalización de los documentos es esencial. Usá escáneres de alta calidad y software de gestión documental para convertir los archivos físicos en digitales.

Realización de copias de seguridad

Es fundamental hacer copias de seguridad de manera regular para proteger la información ante cualquier pérdida.

Implementación de software de gestión documental

Invertir en un buen software de gestión documental puede marcar la diferencia. Estos sistemas permiten almacenar, organizar y recuperar documentos de manera eficiente y segura.

Seguridad y privacidad

Aseguráte de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Implementá medidas de seguridad para proteger la información confidencial de tus empleados y clientes.

Capacitación del personal

Es crucial que todos en la empresa estén familiarizados con el sistema de organización documental. Ofrecé capacitaciones periódicas para que cada empleado sepa cómo archivar y recuperar documentos correctamente.

Cómo organizar la documentación física en la empresa

Aunque la digitalización es clave, muchas empresas aún manejan una cantidad significativa de documentación física. Aquí te dejamos algunos consejos para mantener estos archivos en orden:

1. Crear un espacio de archivo dedicado

Destiná un área específica dentro de la oficina para almacenar los documentos físicos. Este espacio debe ser accesible pero también seguro, protegiendo los archivos de daños, robos o accesos no autorizados.

2. Utilizar sistemas de almacenamiento adecuados

La organización de la documentación física puede ser compleja debido al gran volumen de documentos en papel, que ocupan mucho espacio.

En este caso, utilizá cajas, carpetas y archivadores. Cada tipo de documento puede tener su propia carpeta: facturas de proveedores, contratos de trabajo, pedidos, albaranes, proyectos, informes, etc.

3. Establecer un sistema de clasificación

Contar con un sistema de clasificación eficaz es vital. Podés organizar los documentos por tipo, fecha, departamento o cualquier otra categoría que se ajuste a las necesidades de la empresa.

Por ejemplo, podés ordenar los archivos de forma numérica y escribir en el exterior qué contiene cada carpeta y la fecha: «Facturas proveedores enero-marzo 2023».

No te olvidés de archivar los documentos antiguos. Podés guardarlos en lugares de difícil acceso, dejando a mano aquellos documentos que necesites con más frecuencia.

4. Controlar el acceso

Limitá el acceso a los archivos físicos únicamente al personal autorizado. Esto no solo protege la información confidencial, sino que también previene la pérdida o el extravío de documentos importantes.

5. Implementar un calendario de revisión y eliminación

Establecé un calendario para revisar y eliminar documentos que ya no sean necesarios. Según la normativa española, algunos documentos deben ser conservados durante un período determinado (por ejemplo, las nóminas durante cinco años).

Tips para una mejor organización de documentos

Una vez que tengas un sistema básico en marcha, estos consejos te ayudarán a mejorar y mantener la organización de la documentación de la empresa:

Usar un gestor documental: Programas como Sesame HR son excelentes para organizar la documentación de forma eficiente y profesional.
Uso de herramientas colaborativas: Herramientas como Google Drive, Dropbox o Microsoft SharePoint permiten almacenar documentos en la nube, facilitando el acceso y la colaboración en tiempo real. Son ideales para empresas con equipos remotos.
Organizar desde el minuto 1: Desde el primer momento, asegurate de gestionar correctamente cada documento.
Copias de seguridad: Hacelas tanto digitales como físicas, por ejemplo, en CDs, pendrives o discos duros externos dedicados exclusivamente a este fin.
Aprovechar el mobiliario: El mobiliario puede ser útil para organizar documentos físicos. Colocá en el fondo lo que no necesitas y dejá a mano o en primera fila las carpetas actuales.
Control de acceso a la documentación: Esto te permitirá establecer diferentes niveles de acceso y te será más fácil saber quién accedió a los documentos.
Mantener el escritorio despejado: No importa si hablamos del escritorio de tu computadora o de tu mesa. Lo importante es que no esté lleno de documentos pendientes de archivar.
Realizar auditorías periódicas: Las auditorías regulares de tus sistemas de archivo ayudan a identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en un obstáculo. Además, garantizan el cumplimiento de las normativas vigentes.
Mantener la documentación actualizada: Revisa y actualiza los documentos de la empresa de manera regular. Esto incluye no solo eliminar los documentos obsoletos, sino también actualizar registros y revisar políticas internas.
Formación continua: Aseguráte de que todos estén al tanto de las mejores prácticas y las nuevas tecnologías disponibles.

Ventajas de organizar documentos

Ahora que sabés cómo organizar la documentación de tu empresa, te contamos algunas de sus ventajas:

Mejora la eficiencia operativa: Un buen sistema de organización reduce el tiempo que los empleados dedican a buscar documentos, lo que aumenta la productividad.
Cumplimiento normativo: Mantener la documentación organizada ayuda a cumplir con las leyes y regulaciones, evitando sanciones. En España, cumplir con la LOPDGDD es fundamental para proteger los datos personales.
Facilita la toma de decisiones: Un sistema de organización eficaz permite que los directivos accedan rápidamente a la información necesaria, lo que facilita la toma de decisiones.
Reduce el riesgo de pérdida de información: Un sistema bien estructurado minimiza el riesgo de pérdida de documentos importantes, lo cual es crucial en auditorías o litigios.
Mejora la comunicación interna: La correcta organización de los documentos facilita el acceso a la información, mejorando la colaboración entre departamentos.
Ahorro de espacio: La digitalización y la organización eficiente de los documentos físicos liberan espacio en la oficina, creando un entorno de trabajo más ordenado y agradable.

En conclusión, organizar la documentación de la empresa es una tarea que requiere planificación y disciplina, pero los beneficios que aporta justifican el esfuerzo. Desde mejorar la eficiencia operativa hasta asegurar el cumplimiento normativo, un buen sistema de gestión documental es una inversión para el futuro de tu empresa.

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Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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