Pasos para implementar una bolsa de horas en tu empresa

12 de marzo, 2025

Hay empresas que pueden funcionar con un horario fijo. Sin embargo, otras tienen una carga de trabajo irregular a lo largo del año. La bolsa de horas extras es un recurso ideal para ellas. Por eso, vamos a ver los pasos para implementarla.

¿Qué es la bolsa de horas?

Se trata de un mecanismo que permite mayor flexibilidad en la distribución de la jornada laboral. Como mencionamos, es una opción muy útil para empresas con una gran estacionalidad o fluctuaciones significativas en la producción.

Imaginemos que tenés un empleado contratado por 30 horas semanales. Sin embargo, durante cierto periodo, no hay suficiente carga de trabajo.

En este caso, se puede reducir temporalmente su jornada laboral. Las horas no trabajadas se acumulan en la bolsa de horas y se recuperarán cuando aumente la demanda laboral.

Gracias a la bolsa de horas, las empresas pueden adaptarse a desajustes organizativos y productivos. También puede ocurrir lo contrario: el trabajador realiza más horas en momentos de mayor demanda y luego trabaja menos cuando la carga baja.

Pasos para implementar una bolsa de horas

Hay dos formas de darle validez legal a esta opción. La primera es que esté regulada en el convenio colectivo. La segunda es que sea el resultado de un acuerdo entre la empresa y los trabajadores.

Si no hay un acuerdo, la empresa puede aplicarla unilateralmente con un límite del 10% de las horas anuales establecidas en el contrato.

Es fundamental destacar que la distribución irregular de la jornada debe estar justificada por razones organizativas y productivas de la empresa. No puede ser una decisión arbitraria de la dirección, ya que podría ser objeto de control judicial.

Este será el primer paso para implementar la bolsa de horas. El siguiente es contar con un sistema de registro horario que permita gestionarla adecuadamente. Cabe recordar que la Ley de Registro de Jornada Laboral establece que es obligatorio registrar la cantidad de horas trabajadas.

Este sistema permite contabilizar el total de horas trabajadas por cada empleado y compararlas con las estipuladas en su contrato. Así, se obtiene el saldo positivo o negativo de la bolsa de horas.

Software de control horario para la bolsa de horas

Uno de los aspectos clave para implementar una bolsa de horas es llevar un control horario adecuado. Y la mejor forma de hacerlo es con un software especializado. Con una herramienta de este tipo, también podemos gestionar la bolsa de horas de manera eficiente.

Como se suele decir, matamos dos pájaros de un tiro con herramientas como Sesame HR. Este tipo de software permite automatizar la gestión de la bolsa de horas, evitando malentendidos y errores de registro. Además, reduce los errores humanos que pueden ocurrir con el control manual.

El funcionamiento es simple. El empleado registra su entrada y salida, y el sistema acumula las horas trabajadas. Al finalizar el periodo, podemos comprobar si se cumplieron las horas estipuladas en el contrato, si faltaron horas o si se excedieron.

El departamento de Recursos Humanos solo necesita acceder al perfil del trabajador para verificar su saldo de horas. A su vez, el empleado puede revisar su registro desde la aplicación en cualquier momento.

Claves para implementar la bolsa de horas correctamente

Ahora que ya conocés los pasos para implementar una bolsa de horas, solo falta ponerlos en práctica. Pero antes, te dejamos algunas recomendaciones clave para asegurarte de hacerlo correctamente:

• Solo se puede distribuir un 10% de las horas de trabajo anuales, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo específico establezcan otra cosa.
• La distribución de horas no puede superar las 9 horas diarias de trabajo.
• Se deben respetar los descansos diarios, semanales y entre turnos. Esto garantiza la separación entre días laborables y no laborables.
• No se puede aplicar la bolsa de horas a empleados con reducción de jornada por cuidado de familiares o menores de 12 años.
• Se debe avisar a los trabajadores con al menos 5 días de antelación sobre cualquier cambio en su horario. Este plazo puede extenderse según el convenio o acuerdo interno, pero nunca reducirse por debajo de los 5 días.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist | LinkedIn | | Web | +post

Ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en diferentes empresas le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal. Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral.

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